Por que a manualização de processos é essencial na gestão pública?

A manualização de processos, também conhecida como mapeamento, é uma prática de gestão necessária, principalmente quando falamos em gestão pública. Vale destacar antes de tudo que essa etapa consiste em uma forma de viabilizar a padronização de atividades, bem como controlar e garantir a qualidade dos processos.

Trata-se de uma maneira efetiva de trazer mais eficiência para o trabalho dos servidores. Além disso, traz diferentes benefícios para o órgão público, benefícios que serão falados mais à frente neste conteúdo. Acompanhe cada um dos tópicos a seguir e tenha um entendimento completo sobre a manualização de processos na gestão pública!

O que significa manualizar processos na gestão pública?

Gostamos de começar qualquer material falando sobre as definições. Assim, temos a certeza de que estará acompanhando o conteúdo a cada avanço que faremos ao longo dos tópicos. Em relação à manualização de processos enquanto conceito, podemos defini-lo como a elaboração de todas as etapas que constituem um processo, bem como pessoas, recursos, prazos e métodos envolvidos com a sua execução.

É padronizar processos buscando eficiência e transparência, diminuindo assim as chances de ter falhas ou quaisquer tipos de desvios de suas atividades. 

Quais são os benefícios da manualização de processos em órgãos públicos?

Não há dúvidas de que toda instituição pode se beneficiar da manualização de processos. Mas é preciso destacar o que ela pode fazer pelos órgãos públicos, os quais carecem de sistemas de  trabalho eficientes. Dentre muitos dos benefícios que a prática traz, vamos destacar os principais. Veja a seguir!

Mantém a qualidade dos processos a longo prazo

É importante pensar a longo prazo quando se trata de processos de trabalho, uma vez que a missão que uma instituição carrega precisa ser mantida com a mesma qualidade independentemente das pessoas que ocupam suas funções. A manualização faz com que o tempo seja um grande aliado da qualidade, internalizando suas práticas de forma crescente no modo de fazer de setores dos órgãos públicos. 

Adotar essa prática é olhar de maneira estratégica para o serviço prestado, entendendo que resultados são importantes, desde que sejam duradouros.

Estrutura a atuação de novos servidores

Com essa estruturação de funções, novos servidores podem ingressar de maneira mais segura, com meios concretos para desempenharem seu papel, ainda que com pouco conhecimento da prática em si. É essencial garantir essa continuidade e incluir o futuro no planejamento organizacional. 

Diminui o risco de falhas 

Com toda essa rede de processos estruturada, é notório que há uma redução significativa do número de falhas e até acidentes, quando pensamos em atividades que envolvam um algum impacto ao meio ambiente ou pessoas. Uma das principais maneiras de diminuir falhas é, sem dúvida, compreendendo a melhor forma de realizar uma função. A partir do momento que o servidor tem esse caminho delineado, diminuem-se as chances de desviar de condutas benéficas.

Traz mais agilidade aos setores

A lentidão dos processos é um problema constantemente atribuído ao serviço público. Com isso, cabe aos órgãos atuar buscando mais agilidade, mantendo ou, ainda, aumentando a qualidade. Trabalhar com processos uniformizados é a melhor alternativa para unidades ou setores que necessitam de agilidade no seu dia a dia. Tanto nas tarefas de atendimento ao público, quanto nas mais burocráticas, o tempo é um fator de extrema relevância para medir a eficiência. 

De que maneira se pode otimizar o trabalho do servidor e diminuir a burocracia?

A burocracia é, sem dúvida, o grande desafio para o setor público. Parte dos problemas na relação entre população e instituições se dá devido a esse fator. Além disso, o servidor público também é bastante prejudicado pelo excesso de burocratização nos processos, uma vez que isso dificulta o andamento de suas funções.

Nesse sentido, a setor público precisa absorver cada vez mais conceitos de eficiência e otimização, os quais estão bem mais presentes na atuação de empresas da iniciativa privada. Para colocar isso em prática, os órgãos públicos devem reavaliar as estruturas organizacionais, priorizando suas áreas-fim de modo que as tarefas rotineiras sejam automatizadas e outros tipos de funções que atravessem sua atuação sejam “enxugadas”.

Isso requer um olhar sistêmico para o trabalho, visando a otimizar a cadeia de atividades que forma cada um dos processos. Isso significa fazer o melhor com o menor esforço possível e menos recursos. 

O que especialistas em gestão pública falam sobre a prática da manualização de processos?

Em entrevista com Mariana Olivo, diretora executiva da Enable People Service, é possível entender como essa ação se dá na prática, assim como os desafios envolvidos com a sua execução. Em sua experiência, a manualização de processos ajuda o setor público. Ela acredita que a conduta dos servidores deve estar pautada na observação de princípios constitucionais (explícitos ou implícitos) que regem toda a atuação da administração pública.

Com a manualização, os servidores conseguem garantir o princípio da legalidade, onde só se faz o que a lei autoriza: o princípio da eficiência. Ou seja: onde todos os serviços devem ser prestados com extrema dedicação, com a melhor qualidade possível e com rendimento funcional. Devem ser levados em conta:

• o princípio da impessoalidade (que garante a igualdade no tratamento tanto para o público interno quanto externo); 

• os princípios da publicidade e transparência dos serviços; e

• o princípio da economicidade.

É importante destacar aqui que não haverá, nesse cenário, um único detentor do conhecimento do serviço. Outras pessoas podem acessar o modo e a maneira de fazer, o público interno e externo não ficarão reféns da vontade ou disponibilidade de uma única pessoa. Com o Manual, conseguimos ainda reduzir o famoso “jeitinho brasileiro” e a sensação de favores que atrapalham o andamento do trabalho de servidores. 

Quando aplicada em conjunto com recursos físicos adequados, a manualização  proporciona ganhos de produtividade, melhorias no treinamento dos servidores, redução do consumo de tempo e de materiais, além de um ganho significativo na qualidade dos serviços prestados pelo órgão em questão.

Entre em contato conosco e entenda como a implementação dessa prática consegue transformar para melhor a rotina de servidores e, consequentemente, do órgão como um todo.