Gestão documental: como fazê-la de forma eficiente no setor público?

No trabalho de um gestor é muito importante garantir uma comunicação eficiente entre os membros da equipe. Trocas de e-mails, comunicados e memorandos precisam chegar ao destino certo, no momento certo para garantir a eficácia do trabalho.

Além disso, uma equipe lida diariamente com muitos documentos importantes e em diferentes níveis de segurança, que, muitas vezes, não podem estar ao alcance de todos. Para garantir que cada documento esteja devidamente seguro e chegue às mãos certas, no momento certo, é fundamental contar com uma boa gestão documental.

Vamos entender a seguir o que é e como aperfeiçoar a gestão de documentos no setor público. Confira!

O que é gestão documental?

Gestão documental é uma solução aplicada para promover a guarda, organização e partilha de documentos de forma prática e eficiente dentro de uma organização. Com o uso da tecnologia é possível gerir os documentos com muito mais segurança, otimizando o trabalho e reduzindo riscos.

Como ela funciona?

Toda a documentação da empresa é digitalizada e cada usuário recebe uma senha de acesso ao sistema. Os níveis de acesso podem ser definidos de acordo com os documentos aos quais o servidor deve ter acesso. Toda a correspondência interna também é guardada de forma automática pelo sistema.

Qual a sua importância no setor público?

O volume de documentos com os quais você lida diariamente no seu setor é certamente bem alto. A cada dia essa quantidade só aumenta, entre novos processos, os que estão em trâmite e os já concluídos.

Nenhum desses documentos pode ser descartado, portanto, para reduzir o volume de papel e evitar fileiras intermináveis de arquivos, podemos contar com a gestão documental, que fará a guarda, de forma eletrônica, de toda a documentação dos processos que já foram  encerrados.

Como otimizar a gestão documental no setor público?

Considerando as dificuldades encontradas para investimento no setor público, aperfeiçoar a gestão documental pode ser um grande desafio, porém, é possível e vamos te ajudar a entender esse processo com algumas dicas importantes. Vamos lá?

Estabeleça um local para armazenar 

É muito importante ter um local predefinido e estratégico para a guarda dos documentos físicos e digitalizados. A partir desse espaço é que podemos começar a escolher as ferramentas e métodos de armazenamento que vamos utilizar.

Digitalize todos os documentos

Todos os relatórios e fichas cadastrais podem ser digitalizados e as cópias de documentos podem ser descartadas após a digitalização. Contratos e demais papéis que têm assinatura devem ser guardados na forma física.

Invista na computação em nuvem

Guardar os arquivos salvos na nuvem é uma forma de mantê-los seguros caso haja algum incidente que leve à perda dos arquivos do servidor local. Os documentos armazenados online podem ser acessados através do software de gestão, permitido que várias pessoas os vejam ao mesmo tempo. Outra vantagem é a redução de custos, já que se gastará menos com arquivos, pastas formulários e outros itens de papelaria.

Tenha um bom software de gestão

A escolha de um bom software fará toda a diferença, facilitando a manutenção e compartilhamento dos arquivos digitalizados de forma dinâmica e intuitiva. Um bom software também evita a perda ou extravio de documentos importantes.

A boa gestão documental, além de tornar o trabalho mais eficiente e dinâmico, facilitando a gestão e compartilhamento dos documentos, também evitará possíveis problemas futuros de extravio ou grandes perdas causadas por acidentes. Mais uma vantagem é que haverá maior espaço disponível para desenvolver outras atividades com a redução de documentos em papel.

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